教学档案管理规定

来源：    作者：教务处   发布时间：2016年10月02日 23:02   访问次数：

（２００６ 年１ 月１ 日实施生效。２００９ 年９ 月１ 日第一次修订案实施生效。２０１４ 年１２ 月１５ 日第二次修订案实施生效。２０１６ 年９ 月２０ 日第三次修订案实施生效。）

教学档案是教学管理的重要组成部分，为教学活动、教学研究、教学管理、教学评估服务起到重要作用。为规范教学档案管理工作，不断提高教学管理水平，特制定本规定。

一、教学档案管理基本要求

（一）凡在教学管理和教学实践过程中直接形成的具有保存、参考和借鉴价值的文字、图表、声像载体等材料均属教学档案。

（二）教学档案实行三级管理，即教务处、系（部）、教研室。各部门应安排专人负责教学档案管理。

（三）凡属永久性保存的教学档案一律移交学校综合档案室保存，各系（部）在教学活动中形成的有一定保存价值的教学材料由系（部）保存。

二、教学档案管理的基本原则

（一）教学档案实行集中统一管理的原则，确保完整、准确、系统和安全。

（二）按照教学活动的规律，保持教学文件之间的历史联系，反映教学活动的历史面貌，便于保管和检索使用。

（三）教学档案是教学管理的重要组成部分，应纳入教学管理制度，纳入教学检查工作范畴，纳入各级管理人员岗位责任制，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。

三、教学档案的分类方法

教学档案的分类方法：我校教学档案的分类方法采用按“学年度———问题———保管期限”分类法。

四、教学档案收集、鉴定与整理

（一）教学档案的收集

收集工作必须贯彻集中统一管理教学档案的原则，遵循教学档案的自然形成规律，按照归档范围进行收集。必须保证教学文件材料收集的完整性和准确性，一般要求收集原件，原件要求用碳素墨水或蓝墨水书写。所收集的教学文件材料按综合管理、理论与实践教学、课程考核、学科专业课程建设、质量监控、师资队伍、教改研究、中专生教育等方面分别装入盒积累，进行预立卷，并按时间先后、重要程度顺序排列。所有档案收集必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

（二）教学档案归档前的鉴定

１． 鉴定所收集的档案是否具有价值和具有怎样的保存价值。

２． 保存价值取决于两方面的因素：一是档案自身的特点和状况。例如档案的内容、来源、形成以及其他各种情况是决定保存价值的基础；二是档案向社会提供利用的效果。根据教学档案不同的保存价值丰富教学档案的保管期限，一般分为永久、长期、短期，也可根据利用者的需求，视具体情况而确定保管期限。

（三）教学档案的整理

１． 整理工作是对处于零乱状态和需要进一步整理的档案进行基本分类、组合、排列和编目并使之系统化的过程。

２． 整理工作必须充分利用原有基础，保持文件之间的有机联系，使之条理化，便于保管和利用。

３． 整理工作的内容。

（１）材料的分类：根据档案材料的自然形成规律，按归档范围的要求进行分类，具体可按时间、材料类别、作者等进行分类。

（２）组成保管单位。

（３）盒内文件的排列，在不影响卷（盒）内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一卷（盒）内文件可按永久、长期、短期的顺序排列。在每份文件右上角盖文件专用章并编制件号。

（４）编制盒内档案材料目录

４． 教学档案分类编号方法

按照分类项目，可以准确地将形成的各类文件资料归入相应的类目。同时，档案盒脊背由立卷单位名称、材料项目名称、盒编号等三部分组成。第一部分设计在脊背的上方，第二部分材料的主体要突出，第三部分在脊背的下方。例如：基础部、综合管理，盒编号：编号：一般采汉语拼音与英文字母组合

如：ＪＣ － ＪＸ１ －１ ～ ｎ

盒号流水号（１ ～ ｎ）

小类（综合管理类ＪＸ１）

立卷单位（基础部ＪＣ）

四、教学档案的保管和利用

１． 教学档案必须由专人负责进行教学档案的收发、登记、归档、保管等管理工作，并有详细记录。

２． 教学档案必须存放在安全可靠、防火、防光、防霉、防潮的地点。

五、教学档案移交

教务处和各系（部）要归档的教学档案由各单位档案员负责收集、整理后，于每年５ 月份之前完成与综合档案室的档案移交工作。

不需要移交档案馆的教学档案由各单位妥善保管。

附件１：肇庆医专教学档案归档细目（参考试行）

附件２：教研室教学档案归档细目

附件３：单位及分类码

（一）立卷单位代码：

思想政治理论课教学部：ＳＸＺＺＬＬＫ

公共基础部：ＧＧＪＣ

基础医学部：ＺＹＪＣ

临床医学系：ＬＣＹＸ

口腔医学系：ＫＣＹＸ

中医学系：ＺＹＸ

医技系：ＹＪ

药学系：ＹＸ

护理系：ＨＬ

（二）小类

综合管理类：ＪＸ１

理论与实践教学：ＪＸ２

课程考核：ＪＸ３

学科建设：ＪＸ４

专业建设：ＪＸ５

课程建设：ＪＸ６

实验教学：ＪＸ７

教学质量监控：ＪＸ８

师资队伍：ＪＸ９

教改研究：ＪＸ１１

中专生教育：ＪＸ１２